iPhone 和iPad 上的“文档”软件应用可让你快速查看和有效管理储存在设备以及Google 云端硬盘、Dropbox、iCloud 等线上云端服务中的文件。该软件应用彻底改变了从新手到专业等级iPhone 和iPad 用户访问文件和资料的方式，但人们往往没有意识到文档应用快做到更多事情而不是仅用来查看文档，这次，我们将告诉你如何充分利用文档软件应用，原来根本不需要另外下载第三方工具也能做到这些！
无论你是经验丰富的iOS 用户，还是刚刚从Android 换到iOS 生态系统的新朋友，如果还没有探索过文档软件应用，希望可以了解这个强大的工具，这次目将帮助你充分利用，并将iPhone和iPad 变成满足大多数数位生产力需求的中心。
★本次示范为求清楚以iPad 界面操作，iPhone 操作方式与iPad 同。
查找与管理文档
文档软件应用最广为人知也是最关键的功能就是能够帮助访问设备以及iCloud 上的文件和视频。想要在iPad 或iPhone 上查询，你需要做的就是开启文档应用，然后在搜寻栏位中输入文档名称或关键词，这将能启动可能位置得搜寻并提取相关结果。
此外，文档软件应用提供许多管理功能，可帮助你组织文件，例如，如果你下次想更快速地造访这些文档，可以将它们加入到新资料夹中。你可以通过点击文档应用上的浏览图标来造访该资料夹，还可以点击文档以查看其建立和修改时间。点击此资料夹中的文件或视频添加标签以便分类。
编辑/ 删除文件和视频
借助文档软件应用的功能，你可以通过软件应用编辑文件和视频而无需依赖其他编辑软或软件应用。编辑功能包含旋转图片方向、转换视频格式（如JPG 转PNG）以及去背的选项。想要使用这些功能，只需要打开文档软件应用，长按文档或图片，从功能表中选择“快速动作”即可看到所有可用选项。
此外，该软件应用还提供自带工具来新增文字叠加、签名、注释或突出显示文件或视频的某些部分、擦除不需要的元素，甚至放大文字或视频以提高可读性；如果你需要填写或编辑表单，这些功能也可以派上用场。要使用这些工具只需要这么做：
- 启动文档软件应用，打开目标文件或视频。
- 点击“编辑”按钮，右上角的笔图标。
- 进入编辑界面中，点击标记工具图标呼叫出标记功能表。
- 根据你要执行的操作选择适当的工具，然后按下“完成”以保存变更。
如果你不再需要这个文档，你也可以从文档软件应用中删除它。被删除的文件和视频会在“最近删除”的资料夹中保留30 天后才会永久删除。
扫描文件
如果你一直在使用第三方软件应用来扫描你的文件，你会很高兴知道不再需要依赖外部扫描软件应用。使用自带扫描器，你可以获得一个使用者友好的工具，可让你安全地扫描敏感文件并在一个地方管理扫描的文件。通过使用Apple 的原生文件扫描器（可在iPhone 和iPad 上的文档软件应用中使用），你将能够扫描文件和视频并将它们保存到文档软件应用中以便日后访问。
要在iPhone 或iPad 上扫描文件，你需要做的就是启动文档，单击顶部的省略号图标，然后选择“扫描文件”。完成后，将相机对准要扫描的文件，然后拖移角落以调整尺寸，你可以选择将扫描的视频储存在设备上或重新进行扫描。
连接到外部储存或NAS
虽然你可以访问储存在DropBox 和Google Drive 等云端硬盘上的文档，但你知道文档软件应用还允许你存取储存在随身碟、SD 卡和外接硬盘上的数据吗？你需要相容的线材才能将外部储存设备连接到iPhone 或iPad 并造访数据。完成连接后，文档软件应用会自动识别储存设备并允许你存取储存在硬盘上的内容。请请注意，外接储存设备与iPhone 一起使用时可能会需要外部电源供电。
如果你有NAS，则可以使用文档来建立连接，并且继续造访资料。想要设置此连接，请在iPhone 或iPad 上打开文档应用，点击屏幕上的三点省略符号，然后选择“连接到服务器”。在后续出现的对话窗口中输入服务器的IP 为止或名称，选择是以访客身份还是注册用户（需输入名称密码登入）进行连接。
压缩和解压缩
如果你试着与别人分享多个文档，可以在发送前通过文档应用压缩它们。这不仅可以缩小整体文档的大小，而且还使在手机或iPad 上储存大量数据变得更容易，因为压缩文档占用的空间更少。此外，如果你希望与他人私下共享数据，这是一个很好的解决方案。
要压缩文档，请打开“文档”软件应用，长按要压缩的资料夹，然后从下拉功能表中选择“压缩”。文档将建立一个压缩资料夹，你可以通过邮件、信息软件应用或AirDrop 共用该资料夹，你甚至可以将资料夹上传到线上云端服务。
如果你尝试压缩一系列独立的文件或图像，请点击“选取”（如果是iPhone 则按下省略号图标后点击选取），然后开始选择要压缩的所有文件，然后，选择底部的“更多…”并点击压缩。
如果你刚刚收到一个压缩资料夹，你也可以使用文档软件应用解压缩它。同样，为此，你需要前往文档软件应用，长按该资料夹，然后在出现下拉功能表时选择“解压缩”，但是，在解压缩资料夹之前，请确保设备上有足够的空间。
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